Créer un organisme de formation professionnelle ne se résume pas à proposer des cours.
C’est une démarche encadrée par le Code du travail, qui impose des obligations précises dès la première convention ou contrat de formation. Par exemple, un consultant qui signe un contrat pour animer une session de formation en entreprise doit déclarer son activité dans les trois mois. Cette déclaration se fait auprès du préfet de région ou via le téléservice « Mon Activité Formation » (MAF).
1. Déclaration d’activité : étapes et pièces à fournir
Le dossier de déclaration doit comporter plusieurs pièces : la dénomination et le statut juridique de l’organisme, son adresse, le justificatif SIREN, le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant, et une copie de la première convention ou contrat. Une fois validé, le préfet attribue un numéro d’enregistrement, qui devra figurer sur tous les documents contractuels. Si l’organisme change de nom, de dirigeant ou cesse son activité, il doit le signaler dans les 30 jours.
2. Risques de refus et recours possibles
Attention : le préfet peut refuser l’enregistrement si l’action ne relève pas de la formation professionnelle continue (ex. : coaching personnel non qualifiant), si le programme est insuffisamment défini, ou si une pièce manque. En cas de refus, un recours préalable est possible. Un formateur qui propose une formation sans objectifs clairs ni modalités d’évaluation risque ainsi de voir sa déclaration rejetée.
3. Obligations annuelles : BPF et comptabilité
Une fois enregistré, l’organisme doit respecter plusieurs obligations annuelles. Il doit transmettre avant le 30 avril un bilan pédagogique et financier (BPF), accompagné des comptes annuels. Par exemple, une association qui dispense des formations en insertion professionnelle devra fournir son bilan, son compte de résultat et une annexe. Si le BPF n’est pas transmis ou ne montre aucune activité, la déclaration devient caduque.
4. Certification Qualiopi et accès aux financements
Pour accéder aux financements publics ou mutualisés (Opco, France Travail, régions…), l’organisme doit être certifié Qualiopi. Cette certification est délivrée pour trois ans par un organisme accrédité. Par exemple, une entreprise qui souhaite proposer des formations financées par le CPF devra prouver qu’elle respecte les critères de qualité : objectifs clairs, moyens adaptés, suivi et évaluation.
5. Conventions de formation : mentions obligatoires
Les conventions de formation doivent comporter des mentions obligatoires : intitulé, objectifs, contenu, durée, modalités de suivi et de sanction, prix. Un devis ou bon de commande peut tenir lieu de convention s’il contient toutes ces informations. Par exemple, un formateur qui travaille avec une entreprise peut formaliser la prestation via un devis précisément rédigé.
6. Contrats avec les particuliers : protection et paiement
Si la formation est achetée par un particulier, un contrat de formation doit être signé avant toute inscription. Ce contrat doit prévoir un délai de rétractation de 10 jours, un acompte limité à 30 %, et un paiement progressif. Par exemple, une personne qui s’inscrit à une formation en ligne ne peut pas être facturée avant l’expiration du délai de rétractation.
7. Régime de TVA : exonération ou facturation
Concernant la TVA, les organismes peuvent demander une attestation d’exonération auprès de la DREETS. Pour l’obtenir, il faut avoir déposé la déclaration d’activité, être à jour du BPF, et exercer une activité entrant dans le champ de la formation professionnelle. Si l’attestation n’est pas obtenue, l’organisme doit facturer la TVA selon les règles du CGI.
8. Informations aux stagiaires et attestations de fin de formation
Enfin, les organismes doivent mettre en place un règlement intérieur, informer les stagiaires sur le programme, les formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation, et délivrer une attestation de fin de formation. Par exemple, un centre de formation en langues devra préciser les niveaux visés, les compétences acquises et les modalités d’évaluation.
Foire aux questions (FAQ)
Quand faut-il déclarer son activité de formation ? Dès la signature de la première convention ou contrat de formation. Le délai est de trois mois maximum pour déposer la déclaration auprès du préfet ou via le téléservice MAF.
Que se passe-t-il si je ne déclare pas mon activité ? Vous ne pouvez pas exercer légalement en tant qu’organisme de formation. Vous risquez un refus de financement et des sanctions administratives.
Puis-je utiliser un devis comme convention ? Oui, à condition qu’il comporte toutes les mentions obligatoires : objectifs, contenu, durée, modalités de suivi, prix, etc.
Qu’est-ce que le BPF ? Le Bilan Pédagogique et Financier est un document annuel qui retrace l’activité de formation et l’utilisation des fonds reçus. Il est obligatoire.
Comment obtenir la certification Qualiopi ? En passant un audit auprès d’un organisme accrédité. Elle est indispensable pour accéder aux financements publics ou CPF.
Quels sont les risques de refus d’enregistrement ? Action hors champ de la formation professionnelle, programme non conforme, pièces manquantes. Un recours est possible.
Que contient un contrat de formation pour un particulier ? Objectifs, programme, durée, modalités de paiement, droit de rétractation, conditions d’abandon. Exemple : contrat signé avant toute inscription.
Quelle est la durée de validité de l’attestation TVA ? Elle est valable tant que l’organisme respecte les conditions : activité conforme, BPF à jour, NDA actif.
Peut-on être exonéré de TVA ? Oui, si vous obtenez l’attestation auprès de la DREETS. Sinon, vous devez facturer la TVA selon les règles du CGI.
Que faire en cas de changement de dirigeant ? Déclarer la modification dans les 30 jours via le téléservice MAF ou auprès du préfet de région.
Quels documents doivent être remis aux stagiaires ? Programme, règlement intérieur, coordonnées du référent, attestation de fin de formation avec résultats d’évaluation.
Comment prouver le service fait ? Feuilles d’émargement, attestations de présence, évaluations. Ces éléments sont exigés par les financeurs.
Quels sont les seuils pour désigner un commissaire aux comptes ? 3 salariés, 153 000 € de chiffre d’affaires, 230 000 € de bilan. Deux seuils dépassés sur deux exercices consécutifs.
Peut-on proposer des formations en ligne ? Oui, à condition de respecter les mêmes exigences : programme, suivi, évaluation, contrat, attestation.
Quelle est la différence entre NDA et Qualiopi ? Le NDA est le numéro d’enregistrement administratif. Qualiopi est une certification qualité indispensable pour les financements.